GABARIT DU MANUEL DE POLITIQUES ET PROCÉDURES C-TPAT

NOUVEAU Pour se procurer un gabarit du manuel complet pour vous guider dans l'implantation et la mise à jour de mesures et procédures de sécurité répondant aux normes du Customs- Trade Partnership Against Terrorism (C-TPAT) des douanes américaines (CBP). Pour plus d'informations, cliquer ici.

Le seul gabarit complet disponible actuellement sur le marché pour vous guider dans l'implantation et la mise à jour de mesures et procédures de sécurité répondant aux normes du Customs- Trade Partnership Against Terrorism (C-TPAT) des douanes américaines (CBP).

• 9 chapitres
• Plus de 50 formulaires et documents pour gérer efficacement votre C-TPAT
• Audit de sécurité complet, comportant plus de 450 points, dont 100 en sécurité informatique
• Gabarit disponible en anglais ou en français
• Support téléphonique ou support en usine disponible
• Expérimenté et testé en entreprise au Québec depuis 2003.
• Taux de succès des validations du Customs and Border Protection (CBP) de 100%

LE GABARIT DU MANUEL

Le format de ce gabarit provient du Federal Register américain qui l'avait mis à la disposition de la communauté commerciale internationale durant quelques semaines en 2004. Le manuel des procédures C-TPAT, version juillet 2006, comprend 9 politiques, 27 procédures et plus de 33 registres, formulaires et documents à utiliser au quotidien pour faire la gestion et le suivi de votre programme de mesures et procédures de sécurité C-TPAT. Il est bonifié de plus de trois années d'interventions sur le terrain, principalement avec avec des entreprises manufacturières du Québec et du reste du Canada.

BUT ET MISSION

Ce gabarit de manuel de politiques et procédures en matière de sécurité C-TPAT s’appui également sur les directives et recommandations en sécurité C-TPAT du U.S. Customs and Border Protection Bureau (CBP), qui se retrouvent notamment dans les dernières exigences de la douane sur le C-TPAT, datant du 25 mars 2005, ainsi que dans un document publié en mars 2006, le 'Supply chain security best practices catalog'.

APPLICATION ET RESPONSABILITÉS

Ce gabarit de manuel prévoit des politiques et procédures qui régissent l’administration et la gestion des mesures d'urgence, de la sécurité en matière de procédures, la sécurité physique, les contrôles d’accès, la sécurité du personnel, la sensibilisation à l’éducation et à la formation, les procédures de manifeste, la sécurité des transports et les exigences du fournisseur de services.

Dirigeants

La planification de la sécurité fait partie intégrale de toute fonction ou projet entériné par l'entreprise adhérent au C-TPAT. Les dirigeants sont responsables de s’assurer que les questions de sécurité sont prises en considération dans toute fonction ou projet entrepris et d’initier le développement et l’implantation de toutes les mesures de sécurité nécessaires. Un dirigeant a également la responsabilité d’administrer et de régir les programmes de sécurité au sein de la compagnie.

Chefs de services et superviseurs

Les chefs de services et les superviseurs fourniront toutes les données pour le développement des mesures de sécurité. Ils seront également responsables de la sécurité du personnel, des biens, des installations et de l’information dans leurs aires respectives en plus de s’assurer que les politiques et procédures contenues dans le présent manuel sont implantées, respectées et qu’elles sont bien suivies.

Employés et personnel de l’extérieur

Les employés et le personnel de l’extérieur doivent se familiariser avec les règles de sécurité présentes dans l'entreprise. Ils doivent reconnaître et éviter le genre de comportement qui pourrait mettre en péril leur admissibilité à des tâches reliées à une position de confiance. Chaque employé ou membre du personnel de l’extérieur transmettra à son superviseur ou chef de service toute information qu’il possède qui pourrait causer un bri ou une menace à la sécurité. Il est de la responsabilité de tous les employés de rapporter tout incident relié à la sécurité.

CONSÉQUENCES DE LA NON CONFORMITÉ

Le défaut de se conformer aux politiques et procédures de sécurité de la compagnie pourrait résulter en un avis écrit de violation ou toute autre action administrative appropriée.

INSPECTIONS DE SÉCURITÉ ET AUTOS INSPECTIONS

Le dirigeant responsable d’administrer et de régir les programmes de sécurité au sein de la compagnie, en collaboration avec les chefs de services et les superviseurs, s’assurera que des inspections de sécurité et des autos inspections des unités d’opérations et des services sont faites périodiquement, comme l'indiquent les procédures - Évaluations de sécurité non annoncées - Tenue de recherches physiques des endroits accessibles.

INSPECTIONS ET PROCÉDÉS DE CERTIFICATION DU U.S. CUSTOMS AND BORDER PROTECTION (CBP

L'entreprise doit manifester son désir d'adhérer au C-TPAT en s'inscrivant sur le portail des douanes au.

Le CBP validera ensuite les données inscrites sur la situation de l'entreprise, ainsi que les mesures et procédures de sécurité implantées dans la chaîne logistique de l'entreprise. A sa discrétion, le CBP pourra accepter l'entreprise comme partenaire C-TPAT de Tier 1. A ce moment, l'entreprise pourra bénéficier des avantages du C-TPAT, dont un passage accéléré aux postes douaniers routiers.

Après cette acceptation initiale, le CBP contactera l'entreprise afin de planifier une visite de validation à l'intérieur des 60 prochains jours, question de voir si les mesures et procédures de sécurité sont effectivement en place, respectées et mise à jour régulièrement. Si le tout est conforme, l'entreprise de verra octroyer une accréditation Tier 2, impliquant notamment un nombre d'inspections possibles à la frontière nettement diminué.

Au printemps 2006, les validateurs du CBP effectuaient la validation en groupe de 2. Un agenda de visite était envoyé quelques semaines avant afin de s'assurer que l'entreprise serait adéquatement préparée pour la validation. Règle générale, la validation durait d'une demi-journée à une journée.

Pour obtenir plus de renseignements sur le procédé de certification, consultez le site Web du CBP au http://www.cbp.gov/xp/cgov/import/commercial_enforcement/

TABLE DES MATIÈRES

But/Mission

• Application et responsabilités
• Dirigeants
• Chefs de services et superviseurs
• Employés et personnel de l’extérieur
• Conséquences de la non-conformité
• Inspections de sécurité et autos inspections
• Inspections et procédés de certification du U.S. Customs and Border Protection (CBP)

INTERVENTION EN CAS D’URGENCE

S'assurer que les procédures d'urgences sont mises en place afin de prendre action immédiatement, de manière positive et ordonnée, afin de préserver la vie, protéger les biens et assurer la continuité des opérations de la compagnie.

Les procédures

• Rapport d’incidents
• Aviser les douanes et les forces policières locales *d’anomalies
• Que faire lors d’une alerte à la bombe?
• Comment traiter le courrier/colis suspect?

SÉCURITÉ DES MARCHANDISES

Des procédures devraient être en place pour protéger contre l’introduction de matériaux non documentés dans la chaîne d’approvisionnement. Les contrôles de sécurité devraient inclure l’introduction/la sortie supervisée de cargo, le marquage, la pesée, le compte et la documentation appropriés de cargo/équipement de cargo vérifiés contre les manifestes, la détection/rapport de tout article manquant/excédentaire et les procédures pour vérifier les sceaux sur les conteneurs, remorques et wagons. Le mouvement des marchandises entrantes ou sortantes devrait être contrôlé. Des évaluations aléatoires et non annoncées de la sécurité à différents niveaux de la chaîne d’approvisionnement qui sont contrôlés par la compagnie devraient être exécutées. Les procédures pour aviser les douanes et autres forces de l’ordre dans le cas où des anomalies ou des activités illégales seraient détectées ou suspectées par la compagnie devraient également être en place.

Les procédures

• Expédition – Marchandises
• Réception – Marchandises
• Expédition et réception – courrier et colis
• Programme de sceau de véhicule
• Identification et traçabilité des produits
• Évaluations de sécurité non annoncées

SÉCURITÉ PHYSIQUE

Tous les édifices et les cours de triage devraient être construits à partir de matériaux résistant à toute entrée illicite et protégeant d’intrusion provenant de l’extérieur. La sécurité physique devrait inclure la clôture du périmètre, les dispositifs de verrouillage des portes et fenêtres extérieures, les guérites et les clôtures, un éclairage adéquat à l’intérieur et à l’extérieur des installations et la répartition et le marquage des cargos internationaux, domestiques, de grande valeur ou de matières dangereuses dans l’entrepôt dans une aire sécuritaire, en cage ou clôturée.

Les procédures

Sécuriser les installations et le périmètre
Programme de clefs/cartes d’accès
Répartition, marquage des marchandises
Sortie des biens

CONTRÔLE DES ACCÈS

Les accès non autorisés aux installations et aux moyens de transport devraient être interdits. Les contrôles de sécurité devraient inclure l’identification positive de tous les employés, visiteurs et fournisseurs. Les procédures devraient également inclure l’interpellation des personnes non autorisées/non identifiées.

Les procédures

• Identification des employés
• Identification des personnes non employées par la compagnie
• Interpellation des personnes non autorisées/non identifiées
• Entreposage de documents et de données

SÉCURITÉ DU PERSONNEL

Les compagnies devraient effectuer une sélection préliminaire et une entrevue des candidats potentiels et inclure des vérifications périodiques des antécédents et des demandes d’emploi.

Les procédures

• Sélection préliminaire et entrevue des candidats potentiels
• Vérifications des antécédents
• Désignation du risque et de la sensibilité du poste

SENSIBILISATION À L’ÉDUCATION ET À LA FORMATION

Un programme de sensibilisation à l’éducation et à la formation devrait être fourni aux employés incluant la reconnaissance des complots internes, le maintien de l’intégrité du cargo et la détermination et le traitement d’accès non autorisé. Ces programmes devraient offrir des mesures incitatives pour la participation active de l’employé dans les contrôles de sécurité. Code de conduite. Contrôles internes – procédés établis pour rapporter et gérer les problèmes reliés à la sécurité du personnel.

La procédure

Formation en matière de sécurité pour l’employé

PROCÉDURES DE MANIFESTE

Les compagnies devraient s’assurer que les manifestes sont complets, lisibles, précis et soumis à temps aux douanes.

Les procédures

• Montage et vérification du manifeste
• Sécurité informatique et du réseau

SÉCURITÉ DES TRANSPORTS

L’intégrité des transports devrait être maintenue pour protéger contre l’introduction de personnel et de matériaux non autorisés. La sécurité devrait inclure la recherche physique de tous les endroits facilement accessibles, la sécurisation des compartiments et des panneaux internes/externes et des procédures pour rapporter les cas où du personnel non autorisé, des matériaux non documentés ou des signes d’altération sont découverts.

La procédure

Tenue de recherches physiques des endroits accessibles

EXIGENCES DES FOURNISSEURS

Exigences du fournisseur de services – fournisseurs de produits, transporteurs, transitaires : les usines des fournisseurs de services. Les contrôles de la qualité sur les procédés de production pour s’assurer de l’intégrité du système. Procédé d’évaluation financière pour déterminer la fiabilité fiscale du fournisseur de services et sa capacité à livrer les marchandises et les services selon les paramètres du contrat. Les contrôles internes pour la sélection de fournisseurs de services. Les profils des fournisseurs de services de palier 1 (ceux qui reçoivent et emballent une commodité finie pour le transport vers la destination finale) doivent être maintenus et disponibles pour révision. I

La procédure

• Sélection et évaluation d’un fournisseur

Pour commander le manuel des procédures en ligne



1. Pour un envoi au Québec, par courrier électronique

Co�t unitaire:

�	Volume	3,995.00$
�	TPS (5%)	199,75$
�	�	�
�	Total	4194,75.70$

2. Pour un envoi hors Québec, ou pour une livraison par messager:

Dans le cas d'une livraison en région éloignée ou hors Québec, ou dans le cas d'une livraison par messagerie (express), les frais de port (livraison) seront majorés.

Veuillez nous contacter par téléphone au (514) 838-8264 pour convenir des modalités de livraison et des frais applicables.

Mise à jour: 30 juillet 2009